Форма заявки

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

г. Абакан, ул. Ленинского Комсомола, 39, 4-й этаж, офис 403

г.Красноярск, ул. Караульная, 88, офис 4-34

+7(3902) 248-990

+7(391) 222-09-36

bo@com-pro.ru
Наша компания партнер 1С
Более 100 довольных клиентов
Работаем с 2002 года

Формирование и хранение архива документов

Любое предприятие имеет огромное количество учетных документов в разных службах, которые должны быть всегда структурированы в определенном порядке и содержаться в архиве.

Сроки хранения:

  • Порядок хранения документации утвержден архивным законодательством, и по закону "о бухгалтерском учете" от 01.01.2013г первичные учетные документы, регистры, финансовая отчетность должны храниться не менее 5 лет.

  • По налоговому кодексу РФ, учетные документы любых форм предприятий, необходимые для вычисления и уплаты налогов должны храниться не менее 4 лет.

  • Отсчет срока хранения ведется с 1 января следующего за отчетным года.

  • Хранить необходимо не только бумажные, но и электронные версии документов. Для этого в течении периода не менее 5 лет нужно содержать в хорошем состоянии средства, позволяющие воспроизводить электронные документы и электронную цифровую подпись.

Формирование дел (группирование исполненных документов по номенклатуре дел):

  • В одно дело собираются документы, которые по своей сути соответствуют заголовку данного дела. Запрещено добавлять в дела документы: которые подлежат возврату, черновики и дублирующие экземпляры документов (не касается особо ценных);
  • Разделять дела с документами постоянного и временного хранения;

  • В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа;

  • В одно дело группировать документы одного календарного года (исключение переходящих дел, которые формируются на протяжении всего периода работы: судебные дела, личные дела сотрудников, истории болезней, дела учебных заведений и другие);
  • Объем папки не превышает 250 листов, толщина не более 4 см;

  • Внутри дела документы размещают по хронологии и должны последовательно освещать деятельность (по датам поступления или отправления; или по алфавиту авторов и корреспондентов);

  • Приложения к документам в деле объемом свыше 250 листов составляются в отдельную папку. Приложения присоединяются к основным документам (независимо от даты их утверждения) и ставится отметка;

  • Распорядительная документация должна группироваться в дела по видам и хронологии с приложениями к ней, это могут быть:

    • Инструкции, Уставы, положения предприятия;
    • Приказы, в разные дела по основной деятельности компании и приказы по личному составу;

    • Приказы по личному составу также разделяют на дела в соответствии с установленными сроками хранения и различными сторонами деятельности (прием на работу, увольнение, командирование и другие);

    • Поручения вышестоящих организаций по их исполнению;
    • Утвержденные планы, сметы, лимиты и другие документы;

    • Лицевые счета по заработной плате сотрудников. Расположение фамилий в алфавитном порядке;

    • Предложения, заявления, жалобы по вопросам предприятия по их исполнению;

    • Переписки. Группируется за календарный год в последовательности: вопрос- ответ.

  • В зависимости от срока хранения, дела подлежат полному или частичному оформлению. Полное оформление дела предполагает:

    • Переплет или подшивку дела;

    • Нумерацию листов;

    • Оформление листа-заверителя;

    • Опись документов - при необходимости;

    • Внесение корректировок в реквизиты дела на обложке (наименование предприятия, заголовок дела, крайние даты, регистрационный индекс дела).

Оформление дела для временного хранения (срок до 10 лет включительно) допускает:

    • Отсутствие систематизации документов в деле;
    • Отсутствие нумерации листов в деле;

    • Отсутствие заверительных надписей в деле.

  • При подготовке к подшивке, с документов удаляют все скрепки и булавки. Документы дела подшиваются в твердую картонную обложку на 4 прокола и переплетаются с возможностью удобного чтения текста во всех документах;

Места хранения:

  • Собственный архив предприятия;

  • Специализированная архивная организация.

Выбор места хранения зависит от:

    • финансовых возможностей предприятия,

    • объема архивной документации,

    • динамики прироста документов к архиву,

    • требований службы безопасности.

В любом случае предприятию целесообразно внедрить электронный архив. Он представляет собой цифровые копии бумажных документов и всегда в нужный моментm будет "под рукой".

Утилизация ненужных документов: документы срок хранения которых истек.

  • Получить консультацию у архивных специалистов о порядке уничтожения;
  • Провести экспертизу ценности документов;

  • Составить акт о выявленных к утилизации документов.

Административные нарушения при хранении учетных документов:

  • Штраф за неправильное хранение документов;

  • Несвоевременное предоставление документов по запросу контролирующих органов.

Контролирующие органы проверяют выполнение требований законодательства архивного дела на обеспечение комплектования и сохранности документов на предприятиях.

Для получения консультации или заказа наших услуг:
Обращайтесь в наш офис по адресу:
г. АбаканЛенинского Комсомола, 39, 4-й этаж, офис 403
или
Звоните по тел.:
+7 (3902) 248-990
или
Оставьте заявку он-лайн:

Мы находимся